TCE de Pernambuco busca subsídios para gestão de documentos

As servidoras do Tribunal de Contas do Estado do Pernambuco Maria do Socorro Felix – diretora do Departamento de Informação e Documentação – e Jenai Correia Maranhão – da Divisão de Arquivo – estão desde o dia 22/04 na Corte Catarinense para conhecer como funciona a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) da instituição. A TTD foi desenvolvida pelo TCE catarinense, com base no Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. As duas servidoras, que são bibliotecárias, serão as responsáveis pela implantação da Tabela de Temporalidade no TCE/PE, ação que é prevista no Planejamento Estratégico do órgão como produto para ser entregue ainda em 2008.
O primeiro dia da visita foi reservado a uma reunião com os funcionários do TCE que integraram a Comissão de Implantação da Tabela de Temporalidade. O diretor do ICON, Carlos Tramontin participou do encontro na Biblioteca Conselheiro Nereu Correa. Na tarde desta quinta-feira (24/04) elas acompanhariam reunião da Comissão de Avaliação e Controle Documental (CACD), para avaliar pedido de descarte de documentos. As duas permanecem no Tribunal até esta sexta-feira.
Maria do Socorro e Jenai tiveram o primeiro contato com a Tabela do Tribunal de Santa Catarina ao realizarem pesquisa na Internet. Para elas a tabela do TCE é objetiva, de fácil utilização pelos servidores e a que melhor se adapta à realidade da Corte Pernambucana. Há cerca de seis meses vinham mantendo contato telefônico e por e-mail com a presidente da CACD, a chefe da Biblioteca, Valéria Gouvêa Ghanem. Durante esse período, Valéria enviou todos os arquivos e informações necessárias para a implantação da Tabela.
Vale registrar que todo o descarte de documentos do TCE deve ser aprovado pela Comissão, que foi criada em agosto de 2006 com o objetivo de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental, instituída pela Resolução nº TC-15/2004. O trabalho da Comissão será constante já que, a cada dois anos, será necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal.
A atual Comissão, que é multidisciplinar e permanente, é integrada pelos servidores: Valéria Ghanem, especialista em Organização de Arquivos; Mauri Pereira Júnior, chefe da Divisão de Apoio da DCE; Ivo Possamai, atualmente lotado no gabinete do conselheiro Moacir Bertoli; Adriano Rank, da Corregedoria Geral; Jenivaldo Jaime Rosa, da Secretaria Geral; e Mariza Aparecida Silva dos Santos, servidora da Diretoria de Controle dos Municípios.

Saiba Mais
A Tabela de Temporalidade é instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação dos documentos que compõem o acervo do Tribunal de Contas do Estado, com o objetivo de garantir e facilitar o acesso à informação, preservar o patrimônio documental, liberar espaços físicos e propiciar a interação e integração dos diversos setores responsáveis pela custódia de documentos.
Fonte: Resolução N. TC 15/2004

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